EVERPOS

¿Cómo se maneja Everpos?

Creamos una guía sencilla para que consulte en cualquier momento.

Registrarme

¿Cómo Registrarme?

¿Cómo emitir una factura?

¿Cómo aprobar o rechazar un comprobante?

Panel de Control

¿Cómo Registrarme?

1. Diríjase a nuestra sección ‘Adquirir Plan’ y seleccione el que más se adapte a sus necesidades. En esta misma sección encontrará el Plan Gratis.

2. Llene el formulario que se desplegará cuando oprima el botón del plan que desea.

3. Una vez que el pago se realice, estará registrado. En el caso del plan gratuito, no hay necesidad de ingresar su tarjeta.

Puede procesar en línea la compra de una licencia Everpos con total tranquilidad. Nuestros servidores son totalmente seguros y los datos son encriptados (nuestra infraestructura está protegida por el gigante informático AMAZON). Aceptamos cualquier tarjeta de débito o crédito (excepto American Express).

¿Cómo emitir una factura?

1. Haga click en el botón ‘Facturar’ para iniciar el proceso de facturación. .

2. Ingrese los datos de su cliente. El sistema buscará clientes guardados automáticamente mientras usted escribe. Al hacer click en el nombre sugerido, el sistema completará todos los campos restantes para ahorrarle tiempo.

Usted puede ingresar también nuevos clientes desde la pantalla de facturación directamente, haciendo click en el botón de ‘+Agregar’:

3. El encabezado de la factura le permite seleccionar la fecha de la factura, así como los medio de pago respectivos (efectivo, tarjeta, transferencia). Una vez seleccionadas sus opciones, puede ‘Guardar y continuar’.

4. La sección de ‘Detalle de la Factura’ le permite agregar las líneas (productos o servicios) a su factura.

En esta sección puede buscar un artículo o servicio previamente guardado o bien crear uno nuevo.

Nota: para agregar un producto nuevo, simplemente siga rellenado todas las casillas del formulario; si desea buscar un artículo existente, digite el nombre o código, el sistema desplegará los resultados y le mostrará las opciones que coinciden con su búsqueda. Una vez encontrado el artículo, le puede dar clic y le cargará toda la información requerida.

Es obligatorio proporcionar un impuesto (IVA) asociado a la línea, si el artículo o cliente es exento, asegúrese de seleccionar la opción correspondiente (exento 0%). Si el impuesto que necesita imponer no está en la lista, deberá dirigirse a la sección de Datos>Impuestos y agregarlo, pero puede guardar la factura y volver a ella desde el listado si así lo desea.

Una vez ingresada toda la información de la línea, puede agregarla a la factura oprimiendo el botón “Guardar”. Puede repetir el mismo proceso para agregar más líneas a la factura.

Nota: Si aplica un descuento, es obligatorio anotar la razón de este.

En una misma factura, no se pueden mezclar líneas o artículos de diferentes monedas. Everpos solo permite facturar en colones costarricenses (CRC) o en dólares estadounidenses (USD).

Una vez agregadas todas las líneas deseadas, puede continuar al Paso 3 (resumen de la factura y envío) oprimiendo el botón “Continuar”, o guardar y salir oprimiendo el botón “Guardar y salir”.

5. El Resumen de la Factura es el último paso. Le permite revisar los datos de la factura antes de su envío.

Adicionalmente puede agregar notas a la factura y anotar el correo electrónico del cliente al cual le llegara el documento. Si la factura contiene artículos que se cobraron en dólares americanos (USD), es obligatorio brindar el tipo de cambio utilizado o válido al momento de enviarla y puede incluir esta información como una Observación.

Una vez ingresado el correo electrónico y revisados los datos, su factura está lista para procesarse. El paso final es el siguiente:

  • Enviar: envía la factura al correo electrónico del cliente, pero no imprime físicamente. Factura es enviada a Hacienda.
  • Enviar e Imprimir: envía la factura al correo electrónico del cliente; además imprime físicamente el documento. Factura es enviada a Hacienda.
  • Guardar y Salir: Guarda la factura y no se envía a Hacienda, de esta manera puede ser editada posteriormente.
  • Descartar factura: elimina la factura totalmente del sistema.

Usted como Emisor, es decir quien envía la factura, siempre recibirá una copia de cada factura, email, o comprobante que se envíe a Hacienda.

¡Listo!
Al completar los pasos, usted ha emitido su factura digital.

¿Cómo aprobar o rechazar un comprobante?

1. Haga click en el botón de “Cargar Comprobante” para iniciar el proceso y busque el archivo que desea cargar.

2. Debe oprimir el botón que se muestra arriba. Seguidamente tiene la opción de ubicar el xml del comprobante el cual desea aprobar o rechazar contra Hacienda. Nota: el archivo XML es el que llega junto a la factura a su correo electrónico, por ejemplo, el que llega de una gasolinera al comprar combustible para su flotilla vehicular. Es importante destacar que las aprobaciones o rechazos son validos ante Hacienda contra aquellos gastos que incidan directamente en su actividad económica.

Una vez ubicado el archivo xml, debe oprimir el botón “Cargar”.

El sistema intentará cargar por usted los siguientes datos:

Nota: El campo “Descripción” es opcional, pero muy útil para recordar eventualmente, por ejemplo, puede poner algo como: “Recibo del mes de Julio 2019 del servicio eléctrico CNFL”.

3. Una vez revisada y editada toda la información, dispone de las siguientes opciones:

Cancelar: Cancela todo el proceso y lo lleva de nuevo a la lista de aprobaciones.

Guardar sin enviar: Guarda el documento, pero no lo envia a Hacienda por si desea editarlo posteriormente.

Rechazar: Envía el documento a Hacienda, con acción de “rechazo”.

Aceptar: Envía el documento a Hacienda, con acción de “aceptación”.

¡Listo!

Panel de Control

Everpos es una aplicación intuitiva que cuenta con secciones para organizar mejor su información y facilitar el proceso de facturación. En cuanto abra la aplicación, se encontrará un Panel de Control en el lado izquierdo de la pantalla, desde donde podrá acceder a las diferentes secciones según usted lo necesite.

Aquí encontrará el paso a paso del proceso de facturación y una explicación sobre la función de cada sección.

Secciones

Documentos

1. Sección de Documentos

Datos

2. Sección de Datos

Reportes

3. Sección de Reportes

Configuracion

4. Sección de Configuración

Configuracion

5. Detalles Avanzados

1. Sección de Documentos

En esta sección puede crear facturas y aprobar o rechazar otros documentos a través de los archivos XML recibidos por proveedores u otros gastos asociados.

Facturación:

Al oprimir la opción de Facturación en el menú de la izquierda, el sistema desplegará el listado de Facturas del mes actual. Si necesita consultar las facturas de meses anteriores, pulse el botón ‘Meses Anteriores’ en el panel de la derecha.

Los estados de la factura pueden ser, “En proceso”, “Enviado a Hacienda”, “Aprobado” y “Rechazado”.

Solo los documentos que son guardados sin enviar a Hacienda (estado “En proceso”) pueden ser modificados. Una vez que una factura es enviada a Hacienda no se puede editar.

Las notas de crédito o facturas enviadas hacia Hacienda pueden tener los estados de “Aceptada” o “Rechazada” según sea el caso. Si un documento es rechazado, puede oprimir en “Rechazada” y averiguar porque ha sido rechazado. Puede hacer lo mismo si ocurrió un error al enviar un documento a Hacienda.

Nota: Si necesita cambiar o eliminar una factura enviada a Hacienda, debe oprimir el botón de “Nota de Crédito” y confirmar la acción. Esto generará y enviará a Hacienda un documento de tipo “Nota de Crédito”.

Aprobaciones:

Al oprimir la opción de Aprobaciones en el menú de la izquierda, el sistema desplegará el listado de Aprobaciones/Rechazos del mes actual: Nombre, Tipo (tipo de documento a aprobar o rechazar: factura, nota de crédito, etc), Fecha, Descripción, Monto, Estado en Hacienda, Acción .

Los estados en Hacienda pueden ser, “En espera de Hacienda”, “Sin enviar”, “Aceptado”, “Rechazado” y “Error”.

La Acción denota si se efectuó una “aceptación” o un “rechazo” sobre el documento.

Solo los documentos que son guardados sin enviar a Hacienda (estado “Sin enviar”) pueden ser modificados y/o eliminados. Una vez que el documento se envía a Hacienda no se puede editar o eliminar.

Si un documento es rechazado, puede oprimir en “Rechazado” y averiguar porque ha sido rechazado. Puede hacer lo mismo si ocurrió un error al enviar un documento a Hacienda. Una vez que se resuelve el error, puede cargar de nuevo el xml e intentar de nuevo.

2. Sección de Datos

En esta sección puede crear, editar y eliminar datos referentes a Catálogo (artículos y/o servicios), Clientes e Impuestos (IVA).

Catálogo:

Al oprimir la opción de Catálogo en el menú de la izquierda, el sistema desplegará el catálogo de bienes y/o servicios: Código, Detalle, Precio, Moneda.

Al oprimir “Crear Artículo” el sistema lo llevará al formulario de creación de articulo/servicio.

Código: identificador único de bien o servicio. Es un campo que acepta números y/o letras.

Detalle: Nombre o descripción del articulo o bien.

Moneda: Puede escoger una de 2 opciones, colones (CRC) o dólares americanos (USD).

Unidad de medida: la unidad de medida por la cual cobrará; servicio profesional, unidad, horas, Kg, Litros, etc.

Precio Unitario: Precio unitario según la unidad de medida.

  • Debe digitar el precio del bien/servicio sin aplicarle el impuesto, el sistema calculará automáticamente por usted el precio final con el impuesto aplicado.

Impuestos: Los impuestos aplicables al artículo.

  • El sistema trae consigo un solo impuesto IVA (Exento 0%), si necesita asignar otros impuestos al artículo, debe dirigirse a la sección de Impuestos, dentro del menú de Datos.
  • En el listado de artículos, puede editar un artículo al oprimir el código de este.
  • Recuerde que también puede crear artículos nuevos directamente cuando está facturando.
  • No puede borrar artículos/servicios que se están usando en facturas con estado “En Proceso”. Para este caso, debe eliminar las líneas correspondientes de la factura en cuestión y después eliminar el artículo de nuevo.

Clientes:

Al oprimir la opción de Clientes en el menú de la izquierda, el sistema desplegará el listado de clientes ingresados en el sistema: Nombre, Nombre Comercial, Email, Teléfono.

Al oprimir “Crear Cliente” el sistema lo llevará al formulario de creación de clientes.

Nombre: Nombre real de la persona (jurídica o física).

Tipo de identificación: Según sea el caso, cedula física, cedula jurídica, NITE (número de identificación tributaria especial), DIMEX (Documento de Identidad Migratoria para Extranjeros).

  • En el listado de clientes, puede editar un cliente al oprimir el nombre de este.
  • No puede borrar clientes que están asignados en facturas con estado “En Proceso”. Para este caso, debe eliminar las líneas correspondientes de la factura en cuestión y después borrar el cliente de nuevo.

Número de identificación: el número de identificación correspondiente según tipo de identidad.

Correo electrónico: correo del cliente al cual le llegará la factura digital.

Nombre Comercial: Opcional. Nombre comercial o de fantasía.

Identificación de extranjero: número de identificación si el cliente es extranjero y posee un número de identificación.

Código de país: Relacionado al código de país del número de teléfono, para Costa Rica es 506.

Teléfono: Teléfono del cliente.

Fax: Opcional, fax del cliente.

Provincia: Aquí puede seleccionar la Provincia donde vive o reside el cliente:

Cantón: Aquí puede seleccionar el cantón donde vive o reside el cliente.

Distrito: Aquí puede seleccionar el distrito donde vive o reside el cliente.

Otras señas: Opcional. Datos adicionales para identificar la dirección exacta del cliente.

Impuestos:

Al oprimir la opción de Impuestos en el menú de la izquierda, el sistema desplegará el listado de impuestos a utilizar en el sistema: Código, Tarifa.

Nota: El sistema siempre agrega el IVA 0% para artículos/servicios exentos. Siempre es necesario asignar un impuesto a los artículos/servicios, aunque sea en 0%.

Al oprimir “Crear Impuesto” el sistema lo llevará al formulario de creación de impuestos IVA.

Aquí puede seleccionar una de las tarifas IVA ya establecidas por el Ministerio de Hacienda. El sistema asigna la tarifa correspondiente automáticamente.

Al oprimir “Guardar” se asigna la tarifa para su posterior uso en el sistema.

  • Los impuestos asignados en esta sección del sistema, se reflejan automáticamente a la hora de facturar.

3. Sección de Reportes

En esta sección puede acceder al reporte de ventas de su negocio u actividad económica.

Ventas:

Desde: Fecha inicial desde donde quiere ver el reporte de ventas.

Hasta: Fecha final hasta donde quiere ver el reporte de ventas

Local: Aquí puede seleccionar todos los locales de su actividad económica; de tal manera, será un reporte combinado de todos los locales. También puede seleccionar un local especifico si así lo desea. Si solo tiene un local configurado en Everpos, puede ignorar este filtro; siempre traerá la información correspondiente.

Moneda: Aquí puede seleccionar la moneda contra la cual quiere ejecutar el reporte. Es muy útil si usted factura en colones y en dólares.

El reporte despliega la siguiente información: Numero de consecutivo, Tipo (FA = Factura, NC = Nota de crédito), Fecha, Nombre del Cliente, Local, Precio Neto (sin descuentos o impuestos), Descuento, IVA, Monto total. Al pie de reporte puede detallar la suma de los totales respectivos.

Nota: El sistema permite descargar el reporte en PDF para su análisis o posterior impresión. Es muy útil para entregarle un reporte de ventas a su contador o contadora. Solo necesita oprimir el botón “Imprimir/PDF”.

 

Comparativo mensual:

Adicionalmente, el sistema le brinda un detalle de los totales facturados mes a mes, en formato de tabla, así como en gráfico lineal.

 

Nota: los filtros seleccionados, aplican sobre el reporte detallado de cada sección en el reporte de ventas; al igual que la moneda seleccionada.

 

4. Sección de Configuración

En esta sección puede acceder al reporte de ventas de su negocio u actividad económica.

Emisor:

El emisor, es usted, el usuario de Everpos que vende artículos/servicios y envía facturas a sus clientes – usted, en este caso.

Al oprimir en “Emisor” en el menú de la izquierda de Everpos, el sistema lo llevará al formulario de edición de parámetros del Emisor:

Moneda de preferencia: Everpos permite facturar en colones o dólares. Este campo se usa para saber la moneda de preferida del emisor y agilizar el proceso a la hora de facturar.

Nombre:  Nombre físico o jurídico del emisor registrado en Hacienda.

Tipo de identificación: tipo de identificación del emisor, física, jurídica, NITE, DIMEX.

Identificación: número de identificación según tipo de identificación registrada ante Hacienda.

Correo electrónico: correo electrónico del emisor. Nota: a este correo le llegarán copias de todas las facturas o documentos emitidos en Everpos.

Código de país: Se refiere al código de área para el teléfono, para Costa Rica es 506.

Teléfono: Teléfono del emisor.

Fax: Opcional. Fax del emisor.

Provincia: provincia donde reside el emisor según registros de Hacienda.

Cantón: cantón donde reside el según registros de Hacienda.

Distrito: distrito donde reside el emisor según registros de Hacienda.

Otras señas: Detalles más específicos referente a la dirección de registro del emisor ante Hacienda.

  • Muchos de estos datos son guardados durante el proceso de registro y compra de Everpos.
  • Una vez que ha ingresado los datos solicitados, puede guardarlos y editarlos cuantas veces crea necesario.

Hacienda:

Al oprimir en “Hacienda” en el menú de la izquierda de Everpos, el sistema lo llevará al formulario de edición de parámetros requeridos comunicarse efectivamente con Hacienda para enviar las facturas electrónicas:

Credenciales para la comunicación con Hacienda: usuario y contraseña para el envío de archivos xml hacia Hacienda.

 

Al oprimir la imagen con un signo de pregunta “?” el sistema le descargará una detallada de guía de cómo obtener y llenar estos parámetros.

Datos para la generación de llaves criptográficas: PIN en Hacienda y archivo de llaves criptogáficas.

 

Al oprimir la imagen con un signo de pregunta “?” el sistema le descargará una detallada de guía de cómo obtener y llenar estos parámetros.

Datos adicionales:

Actividad registrada en Hacienda: Seleccione aquí la actividad económica del emisor registrada ante Hacienda.

Consecutivos anteriores para Facturas, Notas de crédito, aceptación de comprobantes, rechazo de comprobantes: Si usted era usuario de otro sistema de facturación electrónica en Costa Rica (incluido el de Hacienda), es necesario que proveer el ultimo consecutivo utilizado para cada uno de los documentos solicitados. Esto es un requerimiento de Hacienda para garantizar integridad de la facturación registrada.

  • Nota: Toda la información en la sección de Hacienda es necesaria para facturar adecuadamente, de lo contrario tendrá errores a la hora de facturar. Adicionalmente, el sistema no lo dejará facturar hasta haber registrado estos datos adecuadamente.
  • Una vez que ha ingresado los datos solicitados, puede guardarlos y editarlos cuantas veces crea necesario.

Licencia:

Al oprimir en “Licencia” en el menú de la izquierda de Everpos, el sistema lo llevará a información de la licencia, así como al formulario de compra para renovar una licencia de Everpos:

En esta sección accederá a la siguiente información:

Numero de licencia: Comprobante de compra valida y legal de Everpos app.

Código de Emisor: Identificación del emisor ante Everpos, este dato es requerido a la hora de registrar nuevos usuarios de Everpos para el emisor.

Fecha de expiración: Fecha en que caduca la licencia obtenida de Everpos. 2 semanas antes de vencer, el sistema le mantendrá informado para que pueda acceder a esta sección y renovar su licencia

Tipo de Licencia: Indica el tipo de licencia obtenida cuando adquirió Everpos.

 

Renovar Licencia:

Para renovar una licencia de Everpos que está pronto a caducar o ya expiró, debe oprimir el botón respectivo.

 

Seguidamente el sistema desplegara un formulario de compra. Aceptamos sus tarjetas de crédito o débito, a excepción de American Express.

Locales:

Al oprimir en “Locales” en el menú de la izquierda de Everpos, el sistema cargará la lista de locales según el emisor y plan Everpos adquirido (solo las versiones “Oro” y “Platino” de Everpos pueden tener más de 1 local asignado): Nombre del local, Dirección.

Nota: en esta sección también tiene la posibilidad de eliminar un local. Simplemente oprima el botón “Eliminar”.

Crear Local (ciertas versiones de Everpos):

Al oprimir el botón de “Crear Local” el sistema lo llevará al formulario de creación de local.

Nota: Para editar un local existente, simplemente oprima en su nombre desde la lista de locales.

 

Personalizar:

Al oprimir en “Personalizar” en el menú de la izquierda de Everpos, el sistema lo llevará a la sección de personalización, donde podrá definir el nombre de fantasía (opcional) y logo (opcional) que quiere que muestren las facturas que envía a sus clientes desde Everpos.

Nota: El logo de Everpos se asigna automáticamente a todos los emisores que usen Everpos. Pero lo puede cambiar a su gusto. Solo se permiten imágenes de tipo jpg y las dimensiones 90px de ancho por 88px de alto es recomendado.

Al oprimir en “[vista previa]” puede ver un ejemplo de como le llegaría la factura a sus clientes. El proceso de subir la imagen puede durar un momento en refrescar, por lo que es recomendable intentar de nuevo si no se actualiza su nuevo logo o imagen.

 

Usuarios:

Al oprimir en “Usuarios” en el menú de la izquierda de Everpos, el sistema cargará la lista de usuarios según el emisor y plan Everpos adquirido (solo las versiones “Plata”, “Oro” y “Platino” de Everpos pueden tener más de 1 usuario asignado): Correo electrónico, Nombre, Apellido, Dirección, Teléfono.

Nota: en esta sección también tiene la posibilidad de eliminar un usuario. Simplemente oprima el botón “Eliminar”.

Crear Usuario (ciertas versiones de Everpos):

Para tal propósito necesita dirigirse al área de registro de Everpos: https://www.everposcr.com y oprimir el botón “Crear Usuario”

Al oprimir el botón de “Crear Usuario” el sistema lo llevará al formulario de creación de local.

Nota: Es importante suministrar a los usuarios el código de emisor. Es necesario para poder ligar el usuario con su respectivo emisor/empleador. Puede acceder a la sección de Licencia y copiar desde allí el código de emisor respectivo.

Nota: Para editar un usuario existente, simplemente oprima en el correo electrónico del usuario desde la lista de usuarios.

 

5.  Detalles Avanzados

Notificaciones:

En el menú superior, se mostrarán notificaciones importantes del equipo de desarrollo de Everpos. Es importante leerlas y estar al tanto. Por lo general, las notificaciones traen un fecha de expiración indicando que día dejarán de aparecer en el sistema.

Datos del Usuario Registrado:

Para mayor facilidad, cualquier usuario usando el sistema, puede ver y modificar sus propios datos, simplemente oprimiendo en su usuario en el menú de la izquierda y seguidamente en mi perfil.

Pantalla Completa:

Para forzar la aplicación a modo de pantalla completa (aprovecha mejor el espacio, útil para monitores pequeños), simplemente oprima este botón.

Salir del Sistema:

Para salir del sistema, simplemente oprima en este botón de la barra superior del menú.

Ocultar o Mostrar Menú de Navegación:

El menú de navegación se encuentra a la izquierda de la pantalla.

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